Автоматизация расчетов. Excel и Google таблицы против кастомного Web-приложения

Расчеты в Excel или Google Таблицах

Этот метод знаком даже школьнику. Создаем таблицу, вручную заполняем ячейки данными: материалы и их стоимость, трудозатраты, логистика, прочие затраты, доля прибыли. Далее определяем ячейки, в которых будем указывать переменные на затраты проекта. Самостоятельно пишем несложную формулу, которая связывает наши ячейки с переменными и ячейками, в которых мы указываем стоимость. Готово. Можем получить в итоге себестоимость и стоимость реализации продукции.

Плюсы:

1. Низкая стоимость и доступность: Программы вроде Excel или Google таблиц доступны либо бесплатно, либо требуют минимальных затрат. За разработку платить не нужно.
2. Гибкость: Можно самостоятельно изменить формулу, добавить новый параметр или скорректировать данные. Не нужно размещать заказ на доработку проекта.
   Хотя стоит заметить, что в приложениях у вас также есть панель администратора и базовые данные можно также менять самостоятельно без разработчика.
3. Низкий порог входа: Вероятность того, что сотрудники обладают базовыми навыками работы с таблицами стремиться к 100%, поэтому проблем с дополнительным обучением возникнуть не должно.
4. Полный контроль: Вся логика расчетов находится перед глазами и может быть изменена любым посвященным сотрудником без привлечения программистов.

Минусы:

1. Высокий риск человеческой ошибки: Случайно удалили формулу или при ее редактировании допустили ошибку, опечатка в числе, которая отвечает за стоимость, неверно "протянули" ячейки и т.д. — все это приведет к неверным расчетам, обнаружить которые можно и довольно быстро и понести небольшие потери, а можно только при сведении квартальной отчетности или баланса и тогда потери могут быть существенные.
2. Проблемы с масштабируемостью: Чем больше номенклатура, сложнее логика расчета, много ограничений и взаимоисключений, тем медленнее и неповоротливее становится файл. Какие-то небольшие изменения могут затрагивать ряд других формул и расчетов. Все это нужно помнить и учитывать. Если говорить о каком-то серьезном масштабировании, то все эти процессы могут превратиться в мучения.
3. Сложность совместной работы: Возникают проблемы с версиями файла. Сложно понять, у кого находится актуальная версия. Кто и когда внес изменения. К слову, в Google таблицах такую проблему частично можно решить, но устранить риск одновременного редактирования файла нельзя.
4. Отсутствие интеграции: Таблица, если можно так сказать, находится в вакууме и живет своей жизнью. Она не имеет прямой связи с CRM, базами данных сайта, складом, бухгалтерией. Все данные нужно переносить вручную, что занимает много время и порождает новые ошибки из-за человеческого фактора
5. Угрозы безопасности:Конфиденциальные коммерческие данные в виде простого файла легко скопировать, переслать или удалить. Контролировать доступ к таким данным или отдельным частям расчета невозможно или крайне сложно .
6. Визуализация: Зачастую требуется не только рассчитать стоимость и сформировать смету, но и отобразить визуализацию продукции. Это может быть как 3Д визуализация, так и какие-то чертежи, которые должны формироваться динамически на основании введенных данных. Реализовать данные функции в Excel или Google таблицах невозможно.

Кастомное Web-приложение для расчетов

Это программное решение, созданное специально под бизнес-процессы конкретной компании. Оно работает через браузер, а вся логика расчетов, формулы и правила "зашиты" в его код. Пользователи работают в удобном интерфейсе, не имея прямого доступа к самим формулам.

Плюсы:

1. Точность и надежность: При разработке проекта применяется индивидуальный подход. Программируются алгоритмы, которые учитывают логику, ограничения, взаимоисключения, требования и другие нюансы, которые требуются для точного расчета. Приложение тестируется специалистами. Такой подход позволяет исключить ошибки и делает работу программного обеспечения надежной и стабильной.
2. Масштабируемост::Приложение изначально проектируется таким образом, чтобы в дальнейшем можно было добавлять новые алгоритмы и функции без необходимости полной переработки проекта. Также стоит отметить, что такие приложения уже подготовлены к росту нагрузки и увеличению объемов данных, номенклатуры, количеству пользователей и производимых операций.
3. Централизованность и управляемый доступ:Хранение данных реализуется через базы данных на сервере. Управление организовано через web-панель администратора, что позволяет самостоятельно управлять ценами, скидками, номенклатурой, переменными влияющими на алгоритмы расчетов. Для пользователей создаются личные кабинеты, в которых можно настроить роли и права доступов, отображать метрики и статистику, работать с заказами и базой клиентов и многое другое.
4. Интеграция с другими системами:Приложение можно связать с любыми сторонними программами и ресурсами, например CRM системами, 1С бухгалтерией, складскими программами, базами данных сайта/интернет-магазина. Это позволяет создать единую цифровую экосистему.
5. Автоматизация и скорость:Приложение автоматизирует большинство процессов: от расчета стоимости до формирования коммерческих предложений, отчетов, производственных чертежей и карт раскроя. Сложные расчеты индивидуальных изделий занимает секунды, что делает работу сотрудников в разы эффективнее.
6. Расширение дилерской сети: Для производителей важным аспектом в масштабировании бизнеса является расширение дилерской сети. Предоставление таких инструментов автоматизации будет большим конкурентным преимуществом, позволит исключить долгое обучение дилеров логике расчетов, повысит эффективность их работы, положительно отразится на лояльности.

Минусы:

1. Высокие первоначальные затраты:Такие необходимые процессы как разработка, тестирование и внедрение кастомного приложения требует финансовых вложений на первоначальном этапе. В дальнейшем, экономический эффект от внедрения, окупит затраты. Но, как правило, это происходит в среднесрочной перспективе, на 3 - 5 месяц после внедрения, а не на следующий день.
2. Затраты времени на разработку:Разработка приложения, это не покупка уже готового продукта. На написание тех. задания и его согласование, программирование, тестирование и внедрения уходят месяцы, в зависимости от сложности проекта.
3. Стоимость развития:Любое кастомное приложение со временем требует масштабирования в плане добавления новых функций, расчетов или корректировки текущих, если процессы компании меняются. Это также является дополнительной статьей расходов.
4. Меньшая гибкость "на лету":Если нужно срочно поменять существующую логику расчета или внедрить новую, придется обращаться к разработчикам. Это дольше и дороже, чем исправить формулу в Excel.

Сведем написанное выше в сравнительную таблицу

И все же, что и когда выбирать?

Excel или Google Таблицы — это хороший выбор, если:

• У вас стартап.
• У вас простая продукция и элементарный расчет ее стоимости.
• Бюджет на IT-решения крайне ограничен или отсутствует вовсе.
• Требуется протестировать новую бизнес-модель.

Необходимость в разработке кастомном Web-приложения, если:

• Ваша компания растет, и таблицы не справляются с процессами.
• Цена ошибки в расчетах становится слишком высокой.
• Расчеты используют много сотрудников и дилеров.
• Тратится много времени на обработку заказов, составления сметы, спецификации и т.д.
• Требуется интеграция с другими системами и повышенная безопасность коммерческих данных.

В итоге, переход от таблиц к специализированному приложению — это не просто замена инструмента, а эволюционный шаг к более стабильному, предсказуемому и масштабируемому бизнесу.